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1234 INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO de Agosto 10 de 2012

Dependencia:

Secretaria de Gobierno y Servicios Administrativos

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO

A continuación se describe el informe pormenorizado del estado del control interno de Conformidad a lo establecido en el artículo 9° de la Ley 1474 de 2011

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO

Dificultades:

No se ha realizado evaluación de la aplicación del código de ética y la política de calidad.

· No se realizan las respectivas evaluaciones a los acuerdos de gestión.

· los compromisos adquiridos no son representativos.

· Más socialización y concientización de la información a nivel del personal en general.

· Falta más socialización de los planes y programas y el direccionamiento estratégico.

· No se realizo el mapa de riesgos para la vigencia pero se está construyendo.

· Los controles establecidos en la entidad para el cumplimiento de las funciones en cada dependencia no son efectivos, debido a que en el Municipio de Anzá.

· No Se definieron las políticas para el proceso de capacitación y formación, talento Humano pero y aun no se ha logrado una efectiva aplicación y difusión en el personal de la entidad.

· Falta más socialización de los planes y programas y el direccionamiento estratégico de las políticas del señor Alcalde.

· Los controles establecidos en la entidad para el cumplimiento de las funciones en cada dependencia no son efectivos, debido a que en el Municipio de Anzá no se está realizando más socialización de los distintos puntos críticos que tiene los distintos procesos y funciones que se realizan en la alcaldía.

Avances

Se actualizo el código de ética, el manual de control interno disciplinario, el código de buen gobierno, se reactiva el comité de ética del alcaldía municipal buscando el funcionamiento de las distintas herramientas que se tienen para el control disciplinario dentro de la entidad y generando la cultura de control dentro de entidad territorial. Se realizo la aplicación de una encuesta orientada al desarrollo del talento humano en la cual se busca mirar las actividades a realizar en el semestre y las distintas necesidades de capacitación que requieren las distintas secretarias de la alcaldía municipal, esta encuesta sirve como base para la construcción del programa de bienestar laboras dentro de la entidad y en la cual quedara plasmado la información pertinente sobre el bienestar laboral que requiere la entidad implementar dentro de este tema.

Mediante estos documentos se establecen los principios generales, el fin o bien interno, las conductas para alcanzar estos fines, los medios para lograr las conductas morales formuladas como pautas de orientación ética, los postulados de acción ética establecidas como conductas que materializan la orientación general y esencial del Código, en relación con el trabajo, competidores y la comunidad.

Se fortalecerá en el año 2012 los mecanismos de socialización del código de ética, buen gobierno control interno disciplinario y demás herramientas para el manejo de la parte ética en la alcaldía de Anzá -Antioquia a través de jornadas de inducción socialización a través de charlas y talleres.

Direccionamiento Estratégico:

Se fortaleció la plataforma estratégica con la construcción de los objetivos de calidad y la creación del manual de calidad y el manual de identidad visual del municipio, también se creó el logo de calidad institucional.

La Alcaldía de Anzá en el año 2012 ha establecido tres grandes planes en los cuales centra su gestión, a fin de mejorar la prestación del servicio y ampliar los beneficios a la comunidad.

  • Implementación de Un Sistema de Información eficaz.
  • Implementación de procesos eficaces que generan desarrollo a la Comunidad
  • Informe de Auditoría
  • Reestructuración Organizacional (ingeniería organizacional)

Planes y programas:

Dentro de los planes y programas se está en la construcción de los planes de acción por secretaria incluyendo el plan de acción de control interno, se está realizando el plan institucional operativo para la vigencia enfocado en el funcionamiento de la alcaldía municipal, se realizo el POAI por secretarias, el Plan de Salud Municipal.

Modelo de operación: se tiene construido el modelo de operación por procesos y cada uno de los procesos definidos, falta la socialización del mismo dentro de la entidad.

Administración del riesgo:

La Alcaldía de Anzá-Antioquia tiene definido una política y metodología para la Administración de Riesgos. Durante los últimos períodos, la administración implementó políticas buscando el Cumplimiento a fin de adoptar los nuevos estándares y modelos recomendados por el Departamento Administrativo de la Función Pública, la adopción de la Ley 1369 de 2009, las Resoluciones 2702, 2703, 2704, 2705 y 2706 de 2010, pautas para la administración y mitigación de los riesgos de liquidez, riesgos operativos, riesgos por lavado de activos y financiación del terrorismo, armonizados con el proceso de Administración de Riesgos del Sistema de Control Interno, dado por la prestación de servicios, los cuales se estiman implementar en la vigencia 2012, se está generando también la construcción del mapa de riesgo con las distintas herramientas que hay dentro de la entidad como son los formatos de riesgos y el manual del riego.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN

Dificultades:

  • No se realiza una verificación del contenido de los Buzones de sugerencias y falta fomentar el uso de este mecanismo con los usuarios.
  • La entidad cuenta con un área exclusiva para el manejo de peticiones, quejas y reclamos, que facilite el acceso a la información a los usuarios
  • No hay un proceso de rendición de cuentas permanentes que permita mejor comunicación con la comunidad.

Avances

Para los tres componentes de este subsistema la alcaldía de Anzá ha establecido metodologías las cuales han sido divulgadas e interiorizadas por los funcionarios y colaboradores.

· Actividades de Control:

La Alcaldía de Anzá cuenta con políticas, procedimientos, controles preventivos y correctivos e indicadores, que miden la gestión de cada uno de procesos / subprocesos misionales, estratégicos y de apoyo. Esta Informe de Auditoría Informe Pormenorizado del Estado del Control Interno Estatuto Anticorrupción - Ley 1474 de 2011, Artículo 9 Abril de 2012 10 de 15, además la información es debidamente documentada e implementada por los funcionarios responsables de su ejecución que son cada una de las secretarias. Sin embargo, los mecanismos establecidos para la socialización e los cambios que se generan en las caracterizaciones de los procesos

y/o subprocesos, no son suficientes y serán replanteados en el año 2012.

También se cuanta con un manual operativo el cual será actualizado para el semestre en curso dando las herramientas necesarias en las políticas de operación en la Entidad Municipal.

Comunicación publica

La alcaldía de Anzá tiene implementada una Guía de Comunicaciones, mediante la cual se establecen las directrices para desarrollar el sistema de comunicación apoyados en la página web de la institución cumpliendo los requisitos de calidad y los requerimientos de la comunidad, lo cual facilita la entrega de la información oportuna para los clientes y los procesos / subprocesos, la comunicación con los clientes, entre los colaboradores, y las partes interesadas.

Así mismo, se cuenta con la identificación de los diferentes tipos de información generada en la alcaldía (primaria y secundaria), de la información generada se han establecido las disposiciones en cuanto a la ubicación, clasificación, tiempo de retención y disposición mediante la adopción de las tablas de retención documental, la identificación de los diferentes sistemas de información, tecnologías informáticas construidas, mecanismos de control implementados y asignación de funcionarios responsables a cada una de ellas, así como la adopción de mecanismos de control, para la administración de la correspondencia de la entidad, Permitiendo su trazabilidad entrante y saliente.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION

Dificultades:

  • Falta conciencia por parte de los responsables de procesos de la cultura de autocontrol.
  • Falta implementar el Plan de Mejoramiento Individual.
  • Aunque se ha presentado un cambio respecto a la concepción del control interno, la oficina de control interno todavía es concebida por muchos funcionarios, como la única responsable de ejercer control en la Entidad.
  • No se realiza por parte de los responsables de los procesos seguimiento a las acciones preventivas, correctivas producto de la autoevaluación de la gestión.

Avances:

Subsistema de Control de Evaluación:

Para los tres componentes de este subsistema la alcaldía de Anzá ha establecido metodologías las cuales han sido aplicadas a fin de valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno de la entidad; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos y subprocesos; el nivel de

Ejecución de los planes y programas y los resultados de la gestión, lo cual permite detectar desviaciones y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento para beneficio de la Comunidad

· Autoevaluación:

La alcaldía de Anzá implementó los lineamientos definidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública para la elaboración del Informe Ejecutivo Anual de MECI vigencia 2012, a fin de obtener información acerca del Sistema de Control Interno MECI y del Sistema de Gestión de la Calidad y su aplicación, que permita realizar una medición objetiva del proceso de implementación y/o mantenimiento, así como obtener una base de datos para establecer el impacto de los elementos que desarrollan ambos sistemas, y orientar estrategias para el fortalecimiento de los mismos. Sin embargo no se puso montar en la página debido a que en administraciones pasadas no lo reportaron y el sistema se encuentra bloqueado para la entidad informe de Auditoría Informe Pormenorizado del Estado del Control Interno Estatuto Anticorrupción - Ley 1474 de 2011.

Existe disposición de los secretarios de despacho para cumplir con la auto evaluación de sus dependencias, las cuales realizan en forma periódica en el consejo de gobierno se complementaron y se realizaron la autoevaluación del control, la autoevaluación de gestión, siguiendo las directrices del DAFP buscando el mejoramiento continuo de los distintos Planes y Programas que se realizan dentro de la Entidad.

Elaborado por:

ELKIN FERNANDO DURANGO LOPEZ

Fecha:

10/08/012 08:51:17 AM

Revisó :

ANDRÉS FELIPE HOLGUÍN MUNERA

CARGO:

Secretario de Gobierno

Publicado en el sitio Web: 16 de Agosto de 2012

Información Válida hasta: 16 de Octubre de 2017

Fecha de última actualización: 04 de Julio de 2015

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